Microsoft Access

마이크로소프트 사에서 만든 데이터베이스 관리 프로그램. 대표적인 기능은 DB 테이블 관리부터 입력을 위한 폼(Form) 기능, 출력을 위한 보고서(Report) 기능이 있다.

1992년 처음 출시되었으며 오피스 3.0 프로페셔널부터 오피스로 편입. 이후로도 대부분은 프로페셔널 계통 에디션에서 주로 수록된다. 맥용으로는 발매되지 않는다.[1] 2003 버전까지 .mdb를 기본 확장자로 사용했으나 2007 버전부터 .accdb를 사용하고 있다.

VBA도 지원하지만 기본 기능이 강력해서 자주 쓰이지는 않는 편. 또, 마이크로소프트 인터넷 정보 서비스(IIS)와 액티브 서버 페이지(ASP) 위에서 기본 웹 기반의 응용 프로그램들을 위한 데이터베이스로 사용될 수 있다. 다만 보통은 ASP에서 DB활용을 공부할 때나 쓰지 보안문제로 호스팅 등에서는 지원하지 않는 경우가 대부분이다.

전문적 DB 관리 프로그램에 비해 쉽게 사용할 수 있고 Microsoft Excel과 쉽게 연동시켜 프로그래머가 아닌 일반인들의 사무용, 개인용 생산성을 쉽게 할 목적으로 개발되고 있다.

장점은 엑셀과 호환성이 좋다는 것. 엑셀의 워크시트를 액세스의 테이블로 링크하거나 변환해서 가져올 수 있고, 그 반대도 가능하다. 엑셀로 관리하다가 데이터가 너무 많아져서 관리가 힘들어지면 액세스로 변환해서 관리할 수도 있다는 이야기다. 그 반대의 경우(엑세스로 관리하다 관리할 데이터가 적어져서 엑셀로 관리한다든가....)도 가능하다!

또한 엑셀의 피벗 테이블이나 피벗 차트 기능도 지원한다. 이래저래 엑셀과는 은근히 기능이 많이 겹치는 프로그램. 또한 엑셀의 함수 상당수는 액세스에서도 거의 대부분 지원한다. 단, 함수 사용법이 엑셀과는 다른 부분이 있다.(예를 들면 엑셀의 IF함수가 액세스에서는 IIF함수이다.)

그리고 엑셀로 데이터베이스를 관리하는 것보다는 DB 관리 프로그램으로 관리할 때 사용자가 더 유용하게 활용할 수 있으므로, 잘 다루는 사람에게는 아주 편리하다.

위에서 제시된 장점은 이론적인 것이고, 실제로는 일반인에게도 전문가에게도 전혀 사무용으로 관심을 끌지 못 하고 있다.[2]

왜냐하면 일반인은 그만한 양의 DB를 다룰 일이 없다. 레코드 수 5만개 정도까지는 Microsoft Excel이 더 유용한 경우가 많다. 따라서 국내 기업에서는 대부분 엑셀로 관리한다.

그리고 처음 접하는 사람들은 다루기가 무척 까다롭다. 다른 DB 관리 프로그램에 비해서는 쉽지만 원래 DB를 활용하는 프로그램이다 보니 DB에 대한 개념을 가지고 있어야 이 프로그램을 쓸 수 있다. 프로그래머가 아닌 일반 사용자들 중에 이런 사람들이 많지 않아 DB에 대한 개념이 희박한 엑셀을 대체용으로 많이 쓰는 것이다.

그렇다고 거대한 양의 DB(수천만개 이상)를 활용해야 할 상황에서 많이 쓰이는 것은 아니다. 보통은 DB 전문가를 채용해 관리를 맡기고, 그 전문가는 위에서 설명한 전문적 DB 관리 프로그램을 사용한다. 액세스가 전문적인 중대형 서비스용 DB 관리 소프트웨어로는 부적합한데, 파일의 크기를 최대 2GB로 제한해 두었기 때문에 그 이상의 규모를 위해서는 전문 데이터베이스 프로그램을 사용할 수 밖에 없기 때문이다.

마이크로소프트에서도 전문 DB 관리 용도로는 마이크로소프트 SQL(MS-SQL) 서버를 팔고 있고 그 외에 상용에서는 오라클, 오픈소스 등에서는 MySQL, MariaDB, PostgreSQL같은 성능 좋은 DBMS가 꽉 잡고 있다.

자세한 내용은 Microsoft Access/함수목록을 참조하십시오.

업계 표준이 액세스면 모든 업계인들이 액세스를 쓴다. 영화사에서는 영화진흥위원회가 액세스 DB를 표준으로 지정해 공유할 수 있게 해놓았으므로 영화사 (영화 제작사, 영화 배급사)들은 액세스를 많이 쓴다. 1만개 내외의 레코드를 관리하는 회사에서도 액세스를 쓴다. 이들은 자신들이 가지고 있는 영화 판권 DB를 액세스로 구축한다.

그 외에 액세스 활용이 일어나려면 아래와 같은 특수한 상황이 필요하다.

물론 이런 특수한 환경에 처한 사무직이 그렇게 많을 리 없기에 액세스의 폭넓은 활용은 아직도 갈 길이 멀다.

대학병원에서는 개인정보 보호 문제로 컴퓨터 전문가에게 데이터를 맡기지 못 하고 의사, 간호사 등이 데이터를 직접 다뤄야만 한다. 따라서 액세스가 타 직역보다 더 많이 쓰였다. 대표적으로 2003년경의 삼성서울병원 사례가 있다. 당시[3] 엑셀은 한 시트에 6만건 정도의 자료만 생성 가능했는데 분석해야 할 진료 자료는 200~300만건이었다. 그래서 프로그래머 외주를 주어 액세스 파일을 만들어 업무 자동화를 했다. 혼자서 쓰기에는 액세스가 불편하지만 여러 간호사와 의사들이 데이터를 공유하기 위해서는 액세스가 유용했다는 것이다. 또 2005년경 서울아산병원 사례도 있다. 이들도 액세스 2003을 활용해 환자 정보 데이터베이스를 구축했다.

중소기업이나 중견기업 중에서는 액세스를 사용하는 곳이 은근 있다. 그래서 컴퓨터활용능력 1급을 우대하는 회사의 분포를 보면 중소기업이나 중견기업이 많다. 그리고 중국과 미국, 프랑스에서도 대기업보다는 중소기업, 중견기업 위주로 사용한다.